Kaedah rahsia saya bagaimana saya merekod jualan dan stok dengan mudah..
Saya seperti anda mempunyai masalah untuk mencatat dan mengira jualan dan stok barang-barang perniagaan. Apa yang saya lakukan juga sama seperti anda, membuat catatan dan rekod di atas kertas. Ya diatas kertas dan buku catatan. Ini yang saya buat dahulu. Suatu ketika dahulu..
Kaedah ini betul, tidak salah bahkan digalakan. Anda gagal jika tidak melakukan apa-apa catatan. Implikasinya sangat buruk, anda tidak dapt mengira dengan TEPAT tiap jualan dan Stok. Ini akan menyebabkan sukar dan susah untuk mengira kos, untung dan rugi. Perniagaan anda gagal walaupun bisnes yang kecil. Mulakan dengan catatan yang ringkas dan kemas. Simpan dengan elok dan baik, anda tidak akan menyesal. Ingat anda ingin berniaga dalam jangka waktu yang lama.
Ok, Saya teruskan dengan catatan demi catatan. Ternyata semakin lama semakin sukar apabila stok yang banyak. Banyak masa telah terbuang semata-mata untuk mengira stok yang sampai dan stok yang terjual. Kita akan melakukan perkara yang sama, kira stok.. kira jualan. Pada hujung bulan pengiraan stok lebih detail, iaitu untuk semua stok yang ada. Sama ada betul atau tidak rekod kita diatas kertas tu, kita akan terpaksa mengira stok yang ada. Wajib. Kiraan stok akan melibatkan jumlah jualan dan baki. Ini melibatkan keuntungan. Inilah yang rumit. Stress memang stressss.
Apa yang saya lakukan saya mula menggunakan Perisian Excel. Ya Microsoft Office Excel. Saya mula berfikir untuk memudahkan sebahagian kerja saya. Dan dengan sedikit ilmu excel saya mula dengan beberapa eksperimentasi. Masuk formula itu, guna function ini. Pakai hitu guna hini. Cubaan ini berjaya walaupun banyak kekurangan. Dengan formula, kerja mengira sangat mudah sebab automatik. Kerja saya merekod dan mencatat ternyata lebih mudah. Semua Jualan dan Stok saya boleh rekodkan dengan senang hati. Stress semakin berkurangan.
Dapatkan Demo dengan muat turun pada link Download Demo di bawah.
Pengurusan Inventori adalah sistem yang mengurus stok secara automatik. Hanya terdapat seksyen Stok Masuk, Stok Keluar, Cawangan (kemana stok dihantar), Baki dan Item (merujuk kepada stok yang kita ada, rekod tanpa had). Di 'form' terdapat Qty Semasa, ini merujuk kepada Stok yang sedia ditangan. Baki akan merujuk kepada stok yang tinggal.Ini hanya mengurus stok, tiada jualan dan sebagainya. Tetapi sistem lain adalah termasuk sekali mengurus stok. Di mana Belian akan menambah stok dan Jualan akan mengurangkan stok automatik. Sistem ini boleh menyokong penggunaan "Barcode Scanner".
Anda bole juga ikuti langkah dengan muat turun Panduan pada link di bawah.
Sistem perlukan Microsoft Office Excel pada PC atau Laptop. Excel yang lain tidak boleh buka "form" yang penting dalam sistem ini sama ada dalam HP, Tab atau Apple.
Kerja sudah bertambah Mudah.
Kerja saya bertambah senang. Produk boleh diorder apabila hampir habis. Baki stok boleh dilihat secara "live update". Jimat masa dan hilang stress.
Oleh kerana sistem ini amat membantu. Saya perbaiki dari hari ke hari. Saya buat kajian dan ekperimen lagi. Saya mulakan dengan beberapa "form". Form ini bertujuan untuk kita isi dan data akan disimpan ke dalam sheet. Ini amat menarik dan fantastik. Kerja-kerja rekod jualan boleh dilakukan dengan pantas. Belian daripada pembekal dan rekod untuk pembekal boleh dilakukan sekali. Kalau dulu rupa bentuk sistem ini hanya berwarna kelabu sahaja. Tiada warna lain. Saya telah lakukan dan ubah untuk kelihatan lebih menarik hingga ke hari ini.
Evolusi sistem ini dari dulu hingga sekarang. Semua ini memudahkan anda merekod Jualan dan Stok anda. Perhatikan bahagian Stok kat kolum Qty Semasa dan Baki. Itu adalah live update stok anda. Qty Semasa adalah stok anda sekarang dan Baki adalah Baki yang tinggal apabila berlaku jualan. Data maklumat pelanggan anda boleh disimpan sekali dengan selamat dan sistematik. Anda tidak perlu pening kepala memikirkan order yang bertindih. Kadang-kadang anda tersilap menghantar order pada pelanggan yang sama dua kali yang sepatutnya kepada pelanggan yang lain. Elakan pembaziran dan kerugian.
Dari sini saya design dan melakukan rekod semua Jualan dan Belian ke dalam Akaun Tunai atau Buku Tunai. Saya hanya menggunakan akaun Tunai untuk mengira Kos, Untung Jualan, Kos Belian dan lain-lain. Format ini adalah paling asas untuk seorang peniaga. Anda hanya perlu tahu ini sahaja. Amat Simple tapi Efektif. Kerja saya mengira untung macam kacang jer sebab excel membantu saya mengira secara automatik.
Prinsip Akaun Tunai ini mudah!!
Apa yang menyebabkan wang keluar catat di bahagian Kredit.
Apa yang menyebabkan wang masuk catat di bahagian Debit.
Bermakna semua kos-kos yang terlibat catat di bahagian Kredit. Bayar Sewa, iklan, air, api, fotostat, minyak, gaji, belian bahan mentah, belian produk dan lain2 lagi.
Jualan dan lain-lain sumber pendapatan catat di bahagian Debit. Anda kena tegas bab akaun ne, kalau tidak anda tidak akan dapat melihat kemana wang yang banyak telah dibelanjakan. Atau sebenarnya anda telah mencuri wang perniagaan anda sendiri. Hati-hati ya!! Ingatkan jualan anda dah banyak masyuukk tapi kos pun boleh tahan, jadi untung tinggal berapa jer..anda fikir lah sendiri.
Inilah rupa Akaun Tunai saya gunakan. Warna dan lain2 mungkin sudah berubah, tapi cara rekod adalah sama. Kolum Debit dan Kredit. Modal itu adalah permulaan anda memulakan bisnes. Lebihan akan anda bawa ke bulan hadapan jika tidak habis digunakan. Jangan risau anda keyin jer.. excel akan tolong kira, dan saya telah pun membuat sedikit formula pada cell yang berkenaan. Anda kena masukan semua perbelanjaan yang menggunakan wang perniagaan. Anda akan mula berjimat jika anda tengok kos anda meningkat, dan jualan anda menurun sedikit..percayalah ... hahaha.
Bagaimana elakan pembaziran dan kerugian?
Apabila order banyak dan anda tengah pening mengurus dan menulis detail pelanggan. Kadang-kadang anda terhantar order dua kali kepada pelanggan yang sama. Sedangkan sepatutnya anda menghantar kepada pelanggan yang lain, ini amat merugikan dan pembaziran. Semua order akan disimpan dalam sheet dan anda bole cek setiap pelanggan yang telah anda proses. Elakan kecuaian dan kerugian ini seminima mungkin.
1. Item boleh direkod atau ditambah tanpa had. Ini merujuk kepada stok yang ada miliki.
2. Daftar Pelanggan, Agen atau Dropshiper atau Stokis juga tanpa had.
3. Boleh merekod senarai Pembekal.
4. Kemudahan merekod Hutang pelanggan. Boleh buat bayaran ansuran dan baki hutang disimpan dengan kemas dan tepat.
5. Resit dan Invois dibuat dengan automatik. Invois boleh disimpan sebagai PDF dalam folder secara automatik.
Version yang berakhir dengan BE (Barcode Edition), bermaksud boleh menyokong atau boleh menggunakan "Barcode Scanner".
Selain daripada Rekod Jualan dan Inventori, Rekod apa lagi yang boleh ditempah ?
Anda boleh "request" jenis sistem yang anda kehendaki. Tetapi ini adalah mengikut kemampuan saya. Sila kirimkan emel atau Whatsapp/Signal maklumat anda. Contoh-contoh "request" seperti ada di bawah.
1. Pengurusan Inventori Tadika
Rekod Stok untuk sebuah tadika. Terdapat templet borang yang perlu diisi, saya jadikan form dalam rekod ne. Keyin jer kemudian boleh print repot. Senang kerja.
2. Pengurusan Inventori Sekolah
Rekod Inventori. Yang ini pada mulanya memang susah nak dapatkan flow, kena fikir kaitan antara satu dengan lain. Ada banyak borang. Ya tiap satu kena isi jika nak gunakan. Supaya dapat dikenalpasti di mana letaknya. Setelah guna sistem ne kita hanya lihat status jer dulu. Ada atau kena pinjam. Tak payah buang masa tengok kertas status kena pinjam ke belom.
3. Pengurusan Inventori Fail
Rekod Inventori Fail. Yang ne khas untuk fail. Macam inventori barang atau item tapi yang ini fail. Fail ne boleh dilihat status pergerakannya. Kena pinjam atau sudah dipulangkan. Untuk mengurangkan fail hilang, tapi yang penting tahu kat mana fail itu berada. Terutama fail-fail yang sangat penting.
